RFP(需求建议书)

RFP(Request For Proposal,需求建议书)是指从顾客的角度出发,全面、详细地向服务商陈述、表达为了满足其已识别需求所应做的准备工作。也就是说,需求建议书是客户向服务商发出的用来说明如何满足其已识别需求的建议书,是客户与服务商建立正式联系的第一份书面文件,又称招标书。

RFP(需求建议书)

关于RFP

·RFP一般由客户起草,主要描述客户的需求、条件及对项目任务的具体要求。一份完整的需求建议书主要包括满足其需求的项目的工作自述、对项目的要求、期望的项目目标、客户供应条款、付款方式、契约形式、项目时间、项目申请书的要求等。

·好的需求建议书能让服务商准确把握客户所期待的产品或服务。当然,并非在所有情况下都需要准备一份正式的需求建议书,当某一企业的需求由内部开发项目予以满足时,这一过程似乎变得简单多了,此时更多需要的是口头上的交流和信息传递,而不是把宝贵的时间耽搁在仅仅起到信息传递作用的需求建议书上。例如,某一软件开发公司感到公司原来的财务分析系统已经远远不能适应日益增加的业务需要时,便可直接要求软件开发小组进行开发,这时只需口头把相关的要求传达给软件开发小组即可。

 

书写要求

书写RFP要认真负责、严肃对待,内容具体,语言精练,要满足如下要求:

1、在第一行正中写“建议书”三个字。

2、写接受建议对方的名称。

3、正文:

(1)建议的原因或出发点,便于对方考虑。

(2)建议的具体事项。

4、表达建议者的愿望。

5、结尾写表示敬意的话,如“此致敬礼”等语。

6、写上建议者的名称和写建议书的日期。

 

格式结构

1、标题。

2、称谓。

3、正文(开头部分,主体部分,结尾部分)。

4、署名及时间。

 

指导方针

需求建议书必须说明项目目标(Project Objective)或目的,包括任何可能对承约商有用的合理信息或背景信息,以便承约商可以准备相应的建议书。对外起草一份正式的需求建议书,有如下的指导方针:

1、必须提供工作陈述(Statement Of Work,SOW)。

2、必须包含客户要求(Customer Requirements)定义好规格和属性。

3、应当说明客户期望承约商或者项目团队提供什么样的交付物。

4、应当列明任何应由客户提供的物品。

5、说明需要客户审批的内容。

6、可以表明顾客欲采用的合同类型。

7、可以表明顾客欲采用的付款方式。

8、表明项目完成所要求的进度计划。

9、指导并说明承约商申请书的格式和内容。

10、指出客户希望潜在承约商提交申请书的最后期限。

11、可以包含评价标准。

 

必要性

RFP是客户为确保供应商理解项目的需求,并在此基础上提供项目建议书而编制的需求规范。虽然它不能确保客户据此就能获得理想的解决方案,但却可以帮助客户发现那些尽可能接近自身需求的系统准备。其目的是从客户自身的角度出发,通过全面、详细地陈述,使开发商或项目团队理解客户所希望的是什么,以可行的价格满足客户的已识别的需求。

对于一些预算较少的客户,开发商往往不愿意花精力准备正式的方案建议书,这种情况下,客户的需求建议书就变得很重要。事实上,项目无论大小,都需要编写需求建议书。

1、RFP需要描述用户的目标与需求。编制需求建议书的过程也是客户进一步明确自己的目标与需求的过程,并以此建立起客户与供应商进行深人沟通的桥梁。

2、需求建议书可节省选型的时间,并使得对各供应商之间的比较变得更容易。客户提供给所有竞标供应商的信息都是一样的,避免了跟各开发商的重复沟通,同时,有需求建议书作为基准,客户可以约束各开发商以一致的格式提交方案建议书,以提高各供应商之间的可比性。

3、需求建议书可以避免一些潜在的疏漏。在准备需求建议书时,客户往往会因为太过关注具体细节而忽略了一些重要的因素。收到需求建议书后,有的供应商可能会主动对这样的疏漏提出质疑以提醒客户。还有些开发商为了使自己的方案建议书更具有吸引力,甚至会提出一些需求建议书没有涉及的好想法来拓展客户的思路。

 

一般原则

需求建议书应该由用户编写,但各种客观因素的限制,实际上很难做到。所以,很多时候都是由用户与项目小组共同编写。编写优秀的项目需求建议书没有公式化的方法,需要大量的实践经验。以下是编写需求建议书需要把握的几个原则:

1、需求应该是正确的。每个需求必须精确描述要交付的功能。

2、需求应该是可行的。项目的需求应该在有限的资源(已知的能力、有限的系统及其环境)下是可实现的。

3、需求内容应该是必要的。需求建议书中的每个需求都应该有相应的出处。

4、需求内容应该有优先权。优先权是由客户或其代理及项目小组共同商讨后建立的。一般优先权有以下三个级别:高优先权;中优先权;低优先权。

5、需求内容应该是明确的。需求不该有歧义,要避免使用一些对于拟订项目需求建议书的人很清楚,但对于其他人模糊不清的词汇。

 

示例

例如,联邦铁路管理局(FRA)发布了关于融资,设计,建造,运营和维护高速铁路(HSR)系统的建议书。有意者提交符合文件要求的提案。根据截止日期前收到的提案, 交通部(DOT)设立了委员会,以便进一步审查和制定提案。DOT选择最符合其目标的建议并聘请公司开展工作。

 

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